Prouver l'envoi d'une lettre, et partager son suivi

Le jour où quelqu'un dit « je n'ai jamais reçu votre courrier », il faut pouvoir montrer quelque chose. Une résiliation, une mise en demeure, un litige avec un vendeur : c'est souvent là que se joue la suite. Voici les pièces qui comptent, ce que chacune prouve vraiment, et comment montrer votre suivi à quelqu'un sans lui donner votre lettre.

Les pièces qui prouvent un envoi

• La preuve de dépôt. Elle est remise par La Poste quand la lettre est déposée. Elle porte la date et le numéro de l'envoi. Elle prouve qu'une lettre est partie ce jour-là vers ce destinataire.
• Le suivi La Poste. Avec le numéro, il montre les étapes datées : prise en charge, présentation, distribution, ou mise en instance si personne n'était là.
• L'avis de réception. Pour un recommandé avec AR seulement. Il revient signé par la personne qui a reçu la lettre, avec la date. C'est la preuve la plus forte de la réception.
• Une copie de la lettre. Telle qu'elle est partie, datée, avec les adresses.

Ce que ces pièces ne prouvent pas

Un recommandé prouve l'envoi et la réception. Il ne prouve pas, à lui seul, ce qu'il y avait dans l'enveloppe. Le destinataire peut toujours dire qu'il a reçu une feuille blanche ou une autre lettre. En pratique, une copie de la lettre gardée avec la preuve de dépôt suffit le plus souvent, surtout si son contenu colle à l'historique de l'échange. Quand le contenu lui-même est l'enjeu (un congé de bail contesté, une grosse somme), une signification par commissaire de justice reste la voie la plus sûre.

Une lettre simple, elle, ne laisse aucune trace : ni dépôt, ni distribution. Le guide lettre simple, suivie ou recommandée explique lequel choisir.

Bien garder ses preuves

• Réunissez tout au même endroit : la lettre, la preuve de dépôt, l'avis de réception, et l'historique du suivi.
• Gardez-les longtemps. Un litige peut arriver des mois après. Pour un contrat, gardez les pièces au moins aussi longtemps que le délai pendant lequel on pourrait vous réclamer quelque chose, souvent cinq ans.
• N'ouvrez pas une lettre qui vous revient. Fermée, avec la mention de La Poste, elle montre ce qui est parti. Voir lettre recommandée non réclamée.

Le dossier de preuve de Cachet

Pour chaque lettre suivie ou recommandée envoyée avec Cachet, la page de suivi propose un dossier de preuve, en un seul PDF. Il réunit :

1. une page de garde avec la référence, le destinataire, le numéro La Poste et les dates (paiement, envoi, dépôt, distribution) ;
2. la lettre telle qu'elle a été imprimée ;
3. la preuve de dépôt de La Poste ;
4. l'avis de réception signé, pour un recommandé, dès qu'il est revenu.

Téléchargez-le une fois la lettre distribuée, et gardez-le. Le texte de la lettre est effacé de nos serveurs 30 jours après l'envoi : passé ce délai, le dossier ne contient plus que les preuves de La Poste. Si un litige s'ouvre, vous pouvez y ajouter vos propres pièces (contrat, factures, photos) avec l'outil gratuit pour fusionner des PDF.

Montrer le suivi sans tout donner

Parfois, on veut juste montrer que la lettre est partie : à un proche, à son assurance, à un conciliateur, ou au service client qui assure n'avoir rien reçu. Le lien de votre page de suivi ne convient pas pour ça. Il ouvre aussi le dossier de preuve, donc le texte de votre lettre et les adresses.

La page de suivi propose donc un second lien, dans le bloc « Partager le suivi ». La personne qui l'ouvre voit :

• où en est la lettre, étape par étape ;
• le nom du destinataire, le type d'envoi et le numéro La Poste ;
• l'historique daté.

Elle ne voit pas la lettre, la preuve de dépôt, l'avis de réception, ni le dossier de preuve. Et ce lien ne permet pas de remonter au vôtre.

Le lien complet, gardez-le pour vous. Ne le donnez qu'à quelqu'un qui doit lire la lettre, comme votre avocat. Même chose pour le dossier : envoyez le PDF lui-même plutôt que son lien.

Si c'est votre assistant IA qui a posté la lettre, il connaît les deux liens. Demandez-lui « le lien pour partager le suivi » : il vous donne celui qui ne montre que le suivi. Voir faire envoyer un courrier par ChatGPT ou Claude.

Questions fréquentes